Por lo general, estos buzones aparecen en dos situaciones habituales: un archivo de gran tamaño en una carpeta compartida tras la marcha de un compañero, o un archivo en caché dentro de un portátil cuya cuenta ya ha sido eliminada por el departamento de TI. Outlook no puede volver a abrir ese archivo porque el perfil asociado ya no existe. Sin embargo, un visor de archivos PST no necesita ningún perfil: analiza el contenedor y muestra su contenido directamente. Para un traspaso de tareas, una consulta técnica o la revisión de un archivo personal antiguo, cumple a la perfección con todo el trabajo.