Herramienta de copia de seguridad de Office 365: migre el correo de Microsoft 365 a PST

Cómo descargar y usar la Herramienta de copia de seguridad y migración de Office 365

1. Inicie sesión con Microsoft

Descargue e inicie la Herramienta de copia de seguridad y migración de Office 365. El botón habitual de Abrir PST abrirá en su lugar la ventana oficial de autenticación de Microsoft. No es necesario realizar ningún registro previo de aplicaciones en Azure.

2. Seleccione las carpetas y el rango de fechas

El árbol de carpetas de su buzón se mostrará con casillas de verificación. Junto a él, la lista de mensajes incluye una columna de Tamaño para que identifique las carpetas más pesadas a simple vista. Marque las carpetas que necesita conservar. El filtro por fechas se procesa directamente en el servidor, lo que garantiza que la lista que tiene delante coincida con exactitud con lo que se guardará en el archivo local.

3. Revise el contenido antes de descargarlo

Haga clic en cualquier mensaje para abrirlo en el panel de vista previa, donde el contenido remoto se mantiene desactivado. Esta verificación previa le evitará descargas innecesarias y le permitirá comprobar de inmediato que los correos procesados son exactamente los que necesita.

4. Obtenga su archivo PST

Elija la carpeta de destino e inicie la copia de seguridad. Los buzones de gran tamaño pueden tardar horas en procesarse; por ello, el programa guarda un punto de recuperación junto al archivo generado. Si la conexión a internet se interrumpe, el proceso se reanudará desde ese mismo punto en la siguiente ejecución. Al finalizar, abra el archivo en Outlook desde Archivo, luego Abrir y exportar y seleccione Abrir archivo de datos de Outlook.

Por qué guardar una copia de seguridad de Microsoft 365 en PST

Todo el historial de su correo, no solo los últimos meses

El valor fundamental de una copia de seguridad radica en poder recurrir a mensajes dentro de varios años: un contrato de 2014, el comprobante que resuelve una disputa de garantía o la conversación donde se acordó un compromiso clave por escrito. Los mecanismos de exportación integrados suelen omitir los correos más antiguos, algo que los usuarios descubren cuando ya necesitan esos datos. Con el Software de copia de seguridad y migración de Office 365, usted define el rango de años deseado y el programa descarga exclusivamente ese período de forma precisa.

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Una copia independiente del ciclo de vida de la cuenta

El cierre de una cuenta suele deberse a motivos administrativos y no a fallos técnicos: Microsoft elimina las cuentas sin actividad durante dos años, las universidades aplican políticas de purga para los graduados y una empresa puede dar de baja su buzón en su último día de trabajo. La mayoría de los usuarios recurren a esta herramienta con una fecha límite establecida. Un archivo PST guardado en su propio disco se puede consultar de forma permanente, incluso mucho después de la desactivación definitiva de la cuenta en el servidor.

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Diseñado para usuarios individuales

Las soluciones de copia de seguridad para Microsoft 365 suelen comercializarse para la administración corporativa de inquilinos (tenants): paneles basados en navegador, configuración exclusiva para administradores de TI y planes con costes por cada empleado. Esa infraestructura es adecuada para una gran empresa, pero resulta inviable para un usuario que gestiona su propio buzón con una necesidad puntual. Si utiliza una cuenta personal de Outlook.com o Hotmail, con este programa no dependerá de permisos corporativos de terceros.

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Control de acceso totalmente reversible

Es natural tomar precauciones antes de otorgar acceso a su correspondencia. Esta autorización es temporal y no permanente. Microsoft gestiona este control en sus propios servidores; en cuanto termine de generar su copia, podrá revocar los permisos de inmediato desde el apartado de aplicaciones de su cuenta de Microsoft, sin nuestra intermediación.

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Capacidades de la Herramienta de copia de seguridad y migración de Office 365

Conexión directa sin necesidad de archivos fuente

No necesita cargar ni arrastrar ningún archivo previo a la aplicación. La herramienta se conecta directamente al buzón mediante Microsoft Graph con permisos exclusivos de solo lectura. Una vez autenticado, la dirección del buzón activo se muestra claramente junto al botón de Cerrar sesión para que siempre tenga visibilidad sobre la cuenta conectada.

Visualización clara del contenido del buzón

Estructura de carpetas a la izquierda, listado de mensajes al centro y panel de vista previa del correo seleccionado a la derecha. El visor no descarga contenido remoto, lo que impide la activación de píxeles de seguimiento en boletines antiguos, tal y como se detalla en la barra de estado. Podrá examinar su correspondencia antes de proceder con el guardado local.

Filtrado por fechas desde el servidor

El filtro de fechas no procesa los datos después de haberlo descargado todo: se aplica directamente en el buzón de origen antes de la transferencia. Al seleccionar un intervalo entre 2019 y 2021, solo se transferirán los correos correspondientes a esos años, optimizando el tiempo de descarga en buzones con decenas de miles de mensajes.

Diseñado para procesos de larga duración

La velocidad depende de los límites de solicitudes de la propia Microsoft, no de su procesador. En nuestras pruebas, la herramienta descargó 200.000 mensajes en 3,5 horas sin perder ninguno, y un proceso interrumpido a la mitad se reanudó exactamente donde se detuvo. Si el servidor solicita reducir el ritmo, la interfaz indica claramente que está en espera en lugar de parecer bloqueada.

Archivos adjuntos transferidos byte por byte

Los archivos adjuntos se guardan en el archivo PST sin modificaciones, con compatibilidad verificada de hasta 224 MiB en nuestras pruebas. Antes de escribir el primer correo, la Herramienta de migración de Office 365 comprueba el destino y le avisa si queda poco espacio libre, evitando que se entere cuando el archivo esté a medio generar.

Elemento del buzón	En el archivo PST	Notas
Estructura de carpetas	Sí	Las subcarpetas conservan su jerarquía y sus nombres originales
Asunto, Remitente, Destinatario, CC, fechas	Sí	Las fechas de envío y recepción originales se mantienen intactas, sin sustituirse por la fecha de la copia
Cuerpo en HTML y formato	Sí	El mensaje se abre en Outlook con la misma apariencia que el original
Archivos adjuntos	Sí, byte por byte	Comprobado con archivos de hasta 224 MiB por adjunto
Estado de lectura (leído / no leído)	Sí	Los mensajes no leídos se conservan como no leídos en el archivo
Contactos, calendario, tareas	No	Esta versión solo procesa correo electrónico
Buzones compartidos y delegados	No	Solo se procesa el buzón con el que inicia sesión; esta versión no lee el archivo en línea de Microsoft 365

Email Backup & Migration Tool for Microsoft Office 365 and Outlook

Idiomas

Tamaño del Archivo

20 Mb

Versión

1.0

Última actualización

19/07/26

€ 39,99

🖥️ System Requirements

Windows 11/10/8.1/8/7 (32/64 bits)
Intel i3, AMD Ryzen 5 o superior
4 GB de RAM o superior
Tarjeta gráfica NVIDIA® GeForce® serie 8 y 8M, Intel® HD Graphics 2000, Quadro FX 4800, Quadro FX 5600, AMD Radeon™ R600, Mobility Radeon™ HD 4330, Mobility FirePro™ series, Radeon™ R5 M230 o superior con controladores actualizados
Resolución de pantalla 1280 × 768, color de 32 bits
1 GB de espacio libre en el disco duro o superior

🙋 Preguntas frecuentes

❓ ¿Microsoft 365 hace una copia de seguridad de mi buzón por mí?

No, al menos no en el sentido de proporcionarle una copia bajo su control directo. Microsoft garantiza la disponibilidad y la recuperación de su buzón dentro de su propia infraestructura en la nube, según las directivas de retención definidas por su administrador. Esto no equivale a disponer de un archivo en su equipo, y Outlook en la web no incluye ninguna opción para descargar el buzón en formato PST bajo demanda. La copia de seguridad local debe generarla usted mismo.

❓ ¿Se descargará todo mi correo o solo lo que Outlook tiene en caché?

Se descargará todo, dentro del rango de fechas que elija. Esta duda surge porque la función de exportación integrada en Outlook trabaja a partir de la caché local (.ost), la cual almacena únicamente un período reciente y no el contenido íntegro del buzón. Esto provoca que muchos usuarios obtengan un archivo PST que solo abarca desde 2024, a pesar de que el webmail conserva mensajes desde 2018. La Herramienta de copia de seguridad y migración de Office 365 no lee la caché local; recorre el buzón directamente en el servidor, carpeta por carpeta, y el informe final detalla cada mensaje programado para guardarse, especificando el número exacto de aquellos que no se hayan podido procesar.

❓ La opción de exportar aparece deshabilitada en el nuevo Outlook. ¿Puedo generar un archivo PST de todos modos?

Sí. La opción deshabilitada es un problema habitual en el nuevo Outlook y constituye uno de los motivos por los que este programa funciona de manera independiente. No depende de la función de exportación de Outlook ni necesita tener Outlook instalado para generar el archivo, ya que inicia sesión directamente en el buzón. Únicamente necesitará Outlook, o cualquier visor compatible con archivos PST, para abrir el resultado posteriormente.

❓ ¿Qué permisos solicita el programa? ¿Puede eliminar o enviar correos?

Solo solicita permisos para leer su correo, nada más. El inicio de sesión requiere un permiso delegado de lectura de mensajes, lo que permite al programa listar carpetas, leer correos y descargar archivos adjuntos. No se solicita ningún permiso de escritura ni de envío, por lo que no puede eliminar mensajes, enviar correos desde su dirección, marcarlos ni moverlos de carpeta. La pantalla de consentimiento de Microsoft detalla de forma explícita todos los permisos solicitados antes de que usted los autorice.

❓ ¿A dónde van mis credenciales de acceso y cómo puedo revocar los permisos?

El inicio de sesión se realiza directamente entre usted y Microsoft, y el token recibido se almacena únicamente en la memoria de la aplicación en ejecución. Jamás se guarda en un archivo ni en el registro del sistema; por eso, al cerrar el programa la sesión finaliza y deberá iniciar sesión de nuevo la próxima vez en lugar de acceder de forma automática. Ningún dato de la sesión ni de sus correos pasa por nuestros servidores. Para revocar el acceso de forma permanente, abra la configuración de seguridad de su cuenta de Microsoft, busque esta aplicación en los permisos de aplicaciones y elimínela.

❓ ¿Qué tamaño máximo puede alcanzar el archivo PST?

En Outlook 2016 y versiones posteriores, el archivo PST puede alcanzar hasta 50 GB de forma predeterminada; sin embargo, al llegar a unos 47,5 GB, Outlook deja de admitir nuevos elementos. Las versiones anteriores tienen un límite mucho menor. Si el buzón supera ese tamaño, cree copias de seguridad por intervalos de fechas en archivos independientes, tal como se hace de forma manual. Calcule el espacio libre necesario en función del tamaño aproximado del buzón y evite guardar el archivo de destino en una carpeta con compresión NTFS, ya que los mensajes pequeños terminan ocupando más espacio en lugar de menos.

❓ ¿Los archivos adjuntos se conservan de forma idéntica a los originales?

Sí, exactamente iguales. Esto incluye los archivos de texto, donde detalles como un salto de línea final suelen perderse fácilmente durante una conversión. El archivo adjunto más grande en nuestras pruebas fue de 224 MiB y se guardó de forma idéntica. Por encima de ese tamaño, el programa se detiene y muestra un aviso en lugar de generar un archivo incompleto. De todos modos, Exchange Online limita los mensajes a 150 MB, por lo que el rango verificado cubre la capacidad máxima de cualquier buzón.

❓ ¿Se puede guardar la copia de seguridad en un disco externo o en OneDrive?

Una unidad externa es un destino excelente. Muchos usuarios realizan la copia de seguridad de sus correos de Outlook en un disco externo y lo guardan en un lugar seguro. Solo debe seleccionar esa unidad en el programa y el archivo se creará allí directamente. Una carpeta sincronizada con la nube funciona de forma distinta. Si elige una carpeta vinculada a OneDrive o Dropbox, el programa mostrará una advertencia, ya que el archivo recién descargado de la nube comenzaría a subirse de nuevo al instante. Guarde el archivo primero en su disco local; subirlo después al almacenamiento en la nube será una decisión propia y no un proceso automático imprevisto.

❓ Mi cuenta corporativa de Microsoft 365 solicita la aprobación del administrador. ¿Qué debo hacer?

Esa configuración depende de su organización, no de nosotros. De forma predeterminada, un usuario puede autorizar a una aplicación para que lea su propio buzón; sin embargo, el administrador del entorno puede restringir este permiso, requerir aprobación explícita o deshabilitar por completo el consentimiento del usuario. Si al iniciar sesión se le solicita una autorización, se debe a una de estas políticas de seguridad, y solo el administrador de su empresa puede concederla. En las cuentas personales de outlook.com este requisito no se aplica.

❓ ¿Permite transferir correos de un buzón a otro?

No, no transfiere correos de un buzón a otro de forma directa. El proceso funciona en un solo sentido: desde un buzón activo de Microsoft 365 u Outlook.com hacia un archivo PST en su equipo. Esto cubre la migración de sus correos desde la nube hacia su propio ordenador, motivo por el cual también se clasifica como una herramienta de migración para Microsoft 365 y Outlook. Esta versión no permite inyectar mensajes en un buzón de destino y, de hecho, los permisos de solo lectura que solicita no le permitirían realizar esa acción.

❓ ¿Es compatible con Gmail o con equipos Mac?

No es compatible con ninguno de los dos, y es preferible aclararlo antes de realizar la descarga. El programa está diseñado exclusivamente para Windows y el buzón de origen debe ser de Microsoft. Es compatible con Microsoft 365 y Office 365, además de las cuentas gratuitas de Outlook.com, Hotmail y Live. Las cuentas de Gmail y Google Workspace no son compatibles con esta versión. Si ya dispone de correos guardados en archivos locales, nuestras otras herramientas de conversión permiten transformar archivos MBOX, EML, MSG, OST y EDB a PST.

Descargar la Herramienta de copia de seguridad y migración de Office 365 para Outlook y Microsoft 365

Cómo descargar y usar la Herramienta de copia de seguridad y migración de Office 365

1. Inicie sesión con Microsoft

2. Seleccione las carpetas y el rango de fechas

3. Revise el contenido antes de descargarlo

4. Obtenga su archivo PST

Por qué guardar una copia de seguridad de Microsoft 365 en PST

Todo el historial de su correo, no solo los últimos meses

Una copia independiente del ciclo de vida de la cuenta

Diseñado para usuarios individuales

Control de acceso totalmente reversible

Capacidades de la Herramienta de copia de seguridad y migración de Office 365

Conexión directa sin necesidad de archivos fuente

Visualización clara del contenido del buzón

Filtrado por fechas desde el servidor

Diseñado para procesos de larga duración

Archivos adjuntos transferidos byte por byte

Para quién es la Herramienta de copia de seguridad y migración de Office 365

Personas que dejan su empresa o universidad

Usuarios con buzones antiguos de Outlook.com o Hotmail

Usuarios con una cuenta corporativa de Microsoft 365

Contenido que se incluye en el archivo PST

🖥️ System Requirements

🙋 Preguntas frecuentes

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